Privacybeleid
Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Stichting VastgoedCert (KvK 24357421), hierna aan te duiden als ‘VastgoedCert’.
Verwerking persoonsgegevens door VastgoedCert
VastgoedCert verwerkt onder andere via haar website, webshop en backoffice-systemen persoonsgegevens.
VastgoedCert respecteert uw privacy en draagt er zorg voor dat uw persoonlijke gegevens altijd vertrouwelijk en in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving worden behandeld.
Om gebruik te kunnen maken van onze diensten is de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk. Om u over de verwerking van uw persoonsgegevens te informeren, is dit privacy-statement opgesteld. We raden u aan dit statement zorgvuldig te lezen.
Welke gegevens worden er door VastgoedCert verwerkt?
VastgoedCert verwerkt standaard van haar gebruikers de volgende gegevens:
Standaard gegevens: account
Bij gebruik van een account op VastgoedCert:
Registratienummer
Geslacht;
NAW-gegevens;
Geboorteplaats en geboortedatum;
Werkgever (niet verplicht);
E-mailadres;
Telefoonnummers;
IP-adres;
Activiteiten/logins op het account;
Relatienummer/debiteurennummer; Financiële gegevens (zoals bankgegevens en facturen);
Profielfoto’s;
Inloggegevens account;
Lidnummer brancheorganisatie;
Certificaat inschrijving.
Examenomgeving
Naast de standaard gegevens verwerken wij van gebruikers die gebruik maken van de Examenomgeving/dossier-omgeving ook de volgende gegevens:
IP-adres;
Laatste activiteit/login op het account.
Daarnaast wordt deze omgeving gebruikt als omgeving waar een kandidaat een praktijkopdracht als onderdeel van een examen kan inleveren en waarin examengegevens en beoordelingen staan.
Account – aanschaf producten
Naast de standaard gegevens verwerken wij van gebruikers die een examen via hun account hebben afgelegd, of die een ander product hebben aangeschaft, ook de volgende gegevens:
Examenboekingen en –annuleringen, en aanschaf van andere producten;
Examenresultaten;
Oude adressen;
Correspondentienotities;
Facturen en betaalgegevens;
Pasfoto (bij inschrijving in een persoonsregister);
Wanneer u wegens een bepaalde omstandigheid meer tijd voor uw examen wilt gebruiken: een’ speciale voorziening‘ op basis van een toegestuurde verklaring;
Meldingen van onregelmatigheden tijdens de afname van het examen.
2.4 Opleidingsgegevens
VastgoedCert registreert gevolgde cursussen, aanwezigheid bij cursussen, behaalde punten, resultaten van afgelegde toetsen/examens en andere gegevens die nodig zijn voor het vervullen van de educatieverplichtingen, waaronder het controleren en bijhouden van de aanwezigheid bij cursussen.
In dit verband worden accountgegevens en (elektronische) identificatiegegevens vastgelegd, zoals gegevens die nodig zijn voor het gebruik van de BijZijn cursusregistratie. Dat kunnen zijn o.a. profielfoto, opleidingsgegevens en registratienummers.
Websitestatistieken
VastgoedCert maakt gebruik van de softwaretool Google Analytics. Aan de hand van deze tool volgen en analyseren wij ons websiteverkeer. Via Google Analytics wordt inzicht verkregen in bijvoorbeeld het aantal gebruikers van de website, waar ze vandaan komen en op welke pagina’s ze klikken. Wij verzamelen deze gegevens op een privacy-vriendelijke manier via analytische cookies én conform het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens. Google gebruikt deze gegevens niet voor eigen doeleinden, uw IP-adres wordt namelijk geanonimiseerd.
Overige gegevens die daarnaast in bepaalde gevallen worden verwerkt
Indien u via de websites een (contact)formulier invult: de door u ingevulde gegevens;
Indien u een klacht heeft ingediend of indient via het klachtenformulier op onze websites: de inhoud van de klacht en door u ingevulde gegevens;
Indien u via e-mail contact heeft (gehad) met onze organisatie: uw e-mailverkeer, inclusief bijlagen;
Indien u gebruik maakt van onze chatfunctie: uw chatverkeer;
Indien u gebruik maakt van ons telefoonnummer: de telefoongesprekken;
Indien u gebruik maakt van onze enquêtetool: door u ingevulde gegevens en IP-adres. Deze gegevens worden geanonimiseerd verwerkt. Indien u naam en geboortedatum invult (niet verplicht), worden deze gegevens alleen eventueel gebruikt voor het periodiek verzenden van cadeaubonnen, die verloot worden onder de respondenten. Ze worden niet gekoppeld aan andere systemen;
Indien u één van onze websites bezoekt: geanonimiseerd IP-adres;
Indien u zich hebt aangemeld voor onze nieuwsbrief: welke nieuwsbriefartikelen u hebt geopend en uw IP-adres;
Indien u via onze organisatie een examen aflegt worden in bepaalde gevallen ook camerabeelden van uw examen opgeslagen. Dit is sowieso altijd het geval bij mondelinge examens en thuisexamens;
Indien u een reservering maakt voor zaalverhuur: de door u ingevulde gegevens.
Wat zijn de doeleinden van de verwerking?
Uw persoonsgegevens worden door VastgoedCert verwerkt voor de volgende doeleinden:
Het uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en);
Het uitvoeren van de certificatie en registratie van makelaars, het identificeren van cursisten, het bijhouden van aanwezigheid en studievoortgang van cursisten.
Het voorkomen, detecteren en oplossen van examenfraude en het correct uitvoeren van persoonsidentificatie;
Het mogelijk maken van het indienen van bezwaar en/of beroep met betrekking tot een examen;
Het juist kunnen opstellen van diploma’s en certificaten;
Het aanmaken van een gebruikersaccount en het gebruik van de BijZijn cursusregistratie;
Het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen;
Om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen;
Om u te informeren over nieuwe producten en/of diensten en aanbiedingen van VastgoedCert;
Het via e-mail of post kunnen verzenden van examenoproepen of andere informatie;
Voor het via e-mail kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven;
Voor het verbeteren van de websites, examens en dienstverlening (o.a. op de toetslocaties en via de Klantenservice) van VastgoedCert;
Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
Het voorkomen, detecteren en oplossen van hacking en misbruik van uw account;
Het informeren van een opdrachtgever, brancheorganisatie of opleider.
Rechtsgrond voor de verwerking
De rechtsgrond voor de hiervoor bedoelde doeleinden van verwerkingen is gelegen in:
de door u gegeven toestemming;
de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst;
het gerechtvaardigd belang van VastgoedCert;
het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Verplichte verstrekking
Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat VastgoedCert niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.
Uitwisseling met derden
Wij delen uw persoonsgegevens met een aantal derde partijen ingeval dat noodzakelijk is voor de levering van onze Diensten. Om gebruik te kunnen maken van de website en de BijZijn Cursusregistratie worden uw persoonsgegevens gedeeld met een aantal IT-leveranciers. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens delen met een Certificerende Instelling, Opleidingsinstituten, Examenbureaus en Brancheorganisaties (enkel uw registratienummer wordt doorgegeven voor het kunnen controleren van het ledenbestand van de brancheorganisatie).
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken. Dit gebeurt enkel in de gevallen wanneer u uw voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking, of wanneer VastgoedCert wettelijk verplicht is om gegevens te verstrekken. Dit om te voldoen aan verzoeken van openbare instanties en overheidsinstanties, of om mee te werken aan wetshandhaving.
Als wij examens uitvoeren in opdracht van of in samenwerking met een derde partij, dan kan het zo zijn dat persoonsgegevens worden uitgewisseld tussen deze opdrachtgever/partner en ons. Met deze opdrachtgevers/partners sluiten wij daarom een gegevensuitwisselings-overeenkomst af, zodat duidelijk is wat de doelen, de verantwoordelijkheden en reikwijdte van de gegevensuitwisseling zijn.
Doorlinken naar andere pagina’s
Vanaf de website, webshop en leeromgeving van VastgoedCert kunt u in bepaalde gevallen worden doorgelinkt naar webpagina’s of bestanden van derden. VastgoedCert is niet verantwoordelijk voor deze webpagina’s of bestanden, en is dus ook niet aansprakelijk voor de wijze en mate van beveiliging van uw gegevens op die pagina’s. Voor websites, webshops, bestanden en dergelijke zijn de algemene voorwaarden van de desbetreffende partij van toepassing.
Vindt er doorgifte naar het buitenland plaats?
De servers van VastgoedCert bevinden zich allemaal in de Europese Unie. In sommige gevallen vindt doorgifte naar landen buiten de EU plaats. Wanneer het gaat om de Verenigde Staten, dan zijn dit partijen die kunnen aantonen dat ze een passend niveau van rechtsbescherming waarborgen. Wanneer het gaat om andere landen, dan is een Europees Modelcontract afgesloten met de betreffende partij én een geheimhoudingsovereenkomst met elke individuele medewerker die toegang heeft tot de gegevens.
Geautomatiseerde besluitvorming en profiling
VastgoedCert maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling. Dit betekent dat wij niet automatisch digitale profielen van u (laten) maken op basis van de informatie die u aan ons geeft, om u op basis hiervan bijvoorbeeld aanbiedingen te doen. Ook vindt er bij ons geen geautomatiseerde besluitvorming plaats op basis van een eventueel profiel, er is altijd een persoon betrokken bij dergelijke besluiten.
Bewaartermijn
De bewaartermijn van uw gegevens wordt bepaald op basis van een inschatting van hoe lang de gegevens voor bovenstaande verwerkingsdoeleinden nodig zijn. De bewaartermijn van uw accountgegevens is in principe onbeperkt, omdat het altijd mogelijk is dat u een nieuw product bij ons afneemt.
Indien de bewaartermijn van bepaalde gegevens wettelijk wordt voorgeschreven, wordt deze gevolgd. U kunt contact met ons opnemen wanneer u wilt weten welke bewaartermijn voor uw gegevens geldt.
Beveiliging van persoonsgegevens
VastgoedCert zal passende technische en organisatorische maatregelen (doen) nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. In dat kader zijn diverse maatregelen genomen, waaronder beperking van toegang, gebruikersverificatie en wachtwoorden, fysieke en netwerkbeveiliging, encryptie van data, versleutelde communicatie en behandeling van de data als zijnde vertrouwelijk.
Uw rechten
Op grond van de wet heeft u diverse rechten. We zetten de rechten voor u onder elkaar.
12.1. Inzagerecht, correctie- en verwijderingsrecht
U heeft het recht de door VastgoedCert verwerkte persoonsgegevens in te zien. U heeft het recht gegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Via uw persoonlijke account bij VastgoedCert kunt u zelf inzien welke persoonsgegevens wij van u hebben bewaard. U kunt deze gegevens ook zelf bewerken. U bent zelf verantwoordelijk voor het privé houden en bewaren van uw persoonlijke inloggegevens. VastgoedCert draagt er (voor zover in haar mogelijkheid ligt) binnen redelijkheid zorg voor dat uw (inlog)gegevens beveiligd worden bewaard en niet door derden misbruikt of op onrechtmatige wijze verkregen kunnen worden. Wanneer u uw inloggegevens zelf aan derden verstrekt of uw eigen beveiliging van uw gegevens onvoldoende is, is VastgoedCert niet aansprakelijk voor de gevolgen daarvan.
Via andere systemen, zoals het klachtenformulier of het chatprogramma, kunt u ook persoonsgegevens bij ons achterlaten. Deze kunt u niet zelf inzien, maar u kunt ons wel om inzage vragen. U kunt ook contact opnemen met ons en ons vragen u inzage te geven of bepaalde gegevens te wijzigen.
12.2. Recht van bezwaar
Het recht van bezwaar houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) uw toestemming, (2) het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst,(3) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (4) het beschermen van vitale belangen van uzelf of anderen.
Wanneer u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over activiteiten van VastgoedCert en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw gegevens zullen vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden worden gebruikt. U kunt zichzelf via de nieuwsbrief altijd zelf uitschrijven wanneer u de nieuwsbrief niet langer wenst te ontvangen.
Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens, dan zullen wij beoordelen of we aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan VastgoedCert om aan te tonen dat we, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken.
12.3. Recht op beperking
U heeft onder omstandigheden ook het recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit houdt kortgezegd in dat VastgoedCert de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties: (1) in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek, (2) indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst, (3) indien VastgoedCert de gegevens niet langer nodig heeft terwijl u de gegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en (4) in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.
12.4. Recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit)
U heeft het recht om de door u aan VastgoedCert verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.
Mocht er een koppeling bestaan tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan u de gegevens wilt (laten) doorgeven, dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens u verzorgen. Informeer daarvoor naar de mogelijkheden.
12.5. Intrekken van toestemming
Voor bepaalde doeleinden geldt dat wij uw gegevens verwerken op basis van toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken.
Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.
12.6. Uitoefening van de rechten
Het uitoefenen van de rechten is voor u kosteloos, behoudens misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.
12.7. Termijnen
Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie maanden.
12.8. Identificatie
Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de verwerking van persoonsgegevens.
12.9. Individuele afweging bij ieder verzoek
We wijzen u erop dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.
Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.
13. Functionaris Gegevensbescherming
VastgoedCert heeft geen functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. Voor contactgegevens van VastgoedCert verwijzen wij naar artikel 17.
14. Toezichthouder
Het staat u verder altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
15. Vragen
U kunt bij VastgoedCert een schriftelijke klacht indienen wanneer u zich in uw belang geschaad voelt. Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
16. Wijzigingen
Dit privacy statement kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de websites van onze organisatie.
VastgoedCert kan uw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacy statement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.
17. Contactgegevens
Als u vragen heeft over dit privacy statement of ons privacybeleid, of als u een beroep wilt doen op één van uw wettelijke rechten, kunt u contact met VastgoedCert opnemen via onderstaande gegevens:
• E-mailadres: info@VastgoedCert.nl
• Telefoonnummer: +31 (0)10 212 07 80
• Adres: Tolnasingel 1, 2411 PV Bodegraven